Het inschrijfreglement vertelt je alles wat je moet weten om je in te mogen schrijven als deelnemer voor het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen NTDS. Lees het goed door, zodat je weet welke regels er gelden.

ALGEMEEN:

1. Door middel van inschrijving verklaart elke deelnemer aan de NTDS-commissie akkoord te gaan met het inschrijfreglement, het wedstrijdreglement en het privacystatement.

2. De NTDS-commissie behoudt zich het recht voor om, in speciale gevallen, af te wijken van onderstaande regels en zal in geval van een conflict alle uiteindelijke beslissingen nemen.

3. Wanneer een deelnemer zich niet aan de in dit document gestelde voorwaarden houdt, heeft de NTDS-commissie het recht om deze deelnemer de toegang tot het toernooi te weigeren.

INSCHRIJVINGSPROCEDURE:

4. De teamcaptain krijgt een periode van twee weken om de inschrijvingen van het desbetreffende team te registreren bij het NTDS-inschrijfsysteem, om in aanmerking te komen voor de eerste loting. Registratie opent op:

1 December 2023

Indien het aantal registraties hoger is dan het aantal beschikbare plekken, zullen deelnemers worden geselecteerd door middel van loting. De registratiedeadlines zijn als volgt:

Inschrijfdeadline 1e loting: 15 december

Inschrijfdeadline 2e loting: 5 januari

Inschrijfdeadline 3e loting: 26 januari

5. Ten tijde van inschrijven heeft een deelnemer geen garantie tot participatie aan het toernooi, vanwege de loting die gaat volgen.

6. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het inschrijven van de deelnemers bij de NTDS-commissie via de gestelde inschrijfprocedure.

7. De teamcaptains melden zich door middel van een additie bij de inschrijfprocedure en worden vrijgesteld van loting. Het aantal teamcaptains dat vrijstelling krijgt, is als volgt:
- 1 voor 3 of meer deelnemers (exclusief betreffende teamcaptain)
- 2 voor 20 of meer deelnemers (exclusief betreffende teamcaptains)

8. Uiterlijk één week na het sluiten van de inschrijfdeadline ontvangt de teamcaptain een definitieve deelnemerslijst met bijbehorende reservelijst.

UITVALLENDE DEELNEMERS:

9. Wanneer na de loting een plek vrijkomt vanwege een uitvallende deelnemer, zal deze vrijgekomen plek wordt verloot aan een willekeurig persoon op de wachtlijst. Er wordt voorrang gegeven aan het rechttrekken van de leider/volger-verhoudingen betreffende de blinddategroepen in Beginners, Breitensport en Open Klasse.

10. De teamcaptain krijgt, na het uitvoeren van de reservelijstprocedure, een update welke dansers zijn toegelaten en welke niet.

11. Wanneer een deelnemer op de reservelijst niet meer beschikbaar is ten tijde van het NTDS, wordt het zeer gewaardeerd dit door te geven aan de commissie via de teamcaptain of door middel van direct contact met de commissie. Zo kan deze deelnemer uit de loting gehaald worden.

FINANCIEEL:

12. Na kennisgeving van de definitieve deelnemerslijst aan de teamcaptain, behoren de deelnemersbijdragen binnen twee weken bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de desbetreffende vereniging of teamcaptain, anders vervalt de inschrijving. Dit betekent dat alle deelnemers die geselecteerd zijn in een loting, de volgende betaaldeadline hebben:

Betaaldeadline 1e loting: 29 december

Betaaldeadline 2e loting: 21 januari

Betaaldeadline 3e loting: 11 februari

13. Een deelnemer heeft recht op 90% restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage bij uitschrijving voor 26 januari 2024. Wanneer een deelnemer zich uitschrijft na deze deadline, is restitutie niet meer mogelijk. De uitbetaling van restitutie zal plaatsvinden na afloop van het toernooi via de desbetreffende vereniging.

14. Wanneer een deelnemer van de reservelijst toegelaten wordt, behoort de deelnemersbijdrage binnen twee weken na toelating bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de vereniging, anders vervalt de inschrijving.

15. Indien het NTDS binnen de in punt 14 gestelde betaaltermijn plaatsvindt, behoort de deelnemersbijdrage voor aanvang van het NTDS te zijn voldaan.

16. Indien een student geen bewijs van inschrijving aan een hogere onderwijsinstelling kan tonen bij aankomst op het NTDS, moet het resterende bedrag voor een niet-studenten deelnemersbijdrage direct contant voldaan worden. Een collegekaart of ander bewijs van inschrijving aan een hogere onderwijsinstelling voldoet als studentenbewijs.

VERPLICHTING VRIJWILLIGERSUREN:

Tijdens het NTDS van 2024 heeft elk team de verplichting om vrijwilligersuren te draaien. Meer informatie over deze shifts kan ten tijde van het NTDS op de website worden gevonden.

17. Verplichte vrijwilligersuren kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot:
- Welkomstbalie
- Badgechecker
- Nachtwacht
- Feestopbouw
- Bagage bewaking
- Informatiedesk
- Op- en afbouw
- Maaltijdsupport
- Barshift
Aan deze lijst kunnen taken toegevoegd worden als de NTDS-commissie dit nodig acht.

18. Het totaal aantal uren betreffende de verplichte taken zal worden verdeeld over de aanwezige teams. Hierbij wordt rekening gehouden met de teamgrootte.

19. Het is de verantwoordelijkheid van de teamcaptain om de toegewezen taken te verdelen onder de teamleden.

20. Wanneer een individuele deelnemer ten tijde van het evenement niet in staat is zijn/haar verplichte evenement ondersteuning te voldoen, zonder een door de NTDS-commissie goedgekeurde geldige reden, bepaalt de NTDS-commissie in overleg met de teamcaptain een passende maatregel. De NTDS-commissie houdt zich het recht voor een individuele deelnemer eventueel toegang tot het toernooi dan wel tot de locatie te ontzeggen.

21. Wanneer een team vanwege een ongeldige reden niet in staat is de voorgestelde verplichte evenement ondersteuning te dragen, kan diskwalificatie van het team plaatsvinden.

SCHADE

22. Schade veroorzaakt door nalatigheid van de deelnemers of het niet opvolgen van de regels, zullen op de betreffende deelnemer worden verhaald. Dit omvat, maar is niet gelimiteerd tot:
- Roken
- Het dragen van hoge hakken zonder hakbeschermers