Inschrijfregelement Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten 2019

Het inschrijfreglement vertelt je alles wat je moet weten om je in te mogen schrijven als deelnemer voor het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen NTDS. Lees het goed door, zodat je weet welke regels er gelden.

ALGEMEEN:
1. Door middel van inschrijving verklaart elke deelnemer aan de NTDS-commissie akkoord te gaan met het inschrijfreglement, het wedstrijdreglement en het privacystatement.
2. De NTDS-commissie behoudt zich het recht voor, om in speciale gevallen, af te wijken van onderstaande regels en zal in geval van een conflict alle uiteindelijke beslissingen nemen.
3. Wanneer een deelnemer zich niet aan de in dit document gestelde voorwaarden houdt, heeft de NTDS-commissie het recht om deze deelnemer de toegang tot het toernooi te
weigeren.

INSCHRIJVINGSPROCEDURE:
4. De teamcaptain krijgt tijdens een periode van twee weken de mogelijkheid om de inschrijvingen van het desbetreffende team aan te melden bij het NTDS-inschrijfsysteem. Deze periode wordt tijdig aangegeven door de commissie bij de teamcaptains.
5. Ten tijde van inschrijven heeft een deelnemer geen garantie tot participatie aan het toernooi, vanwege de loting die gaat volgen.
6. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het inschrijven van de deelnemers bij de NTDS-commissie via de gestelde inschrijfprocedure.
7. De teamcaptains melden zich door middel van een additie bij de inschrijfprocedure en worden vrijgesteld van loting. Hierbij geldt een maximum van twee teamcaptains per team.

UITVALLENDE DEELNEMERS:
8. Uiterlijk één week na het sluiten van de inschrijfdeadline ontvangt de teamcaptain een definitieve deelnemerslijst met bijbehorende reservelijst.
9. Wanneer een plek vrijkomt vanwege een uitvallende deelnemer, zal deze opgevuld worden met een deelnemer van een reservelijst. Hierbij wordt het volgende prioriteiten
systeem gehandhaafd:
(a) De vrijgekomen plek wordt opgevuld met een deelnemer uit het eigen team, door middel van loting, uitgevoerd door de NTDS-commissie. Hierbij wordt voorrang gegeven aan het rechttrekken van de leider/volger-verhoudingen betreffende de blinddategroepen in Beginners, Breitensport en Open Klasse.
(b) Indien het voorgaande niet mogelijk is, wordt de vrijgekomen plek verloot aan een ander team en door middel van loting opgevuld met een nieuwe deelnemer, onder dezelfde voorwaarden als het voorgaande punt.
10. De in nummer 9 genoemde procedure zal op vastgestelde lotingsmomenten worden uitgevoerd tot één week voor aanvang van het NTDS. De teamcaptain krijgt, na het uitvoeren van de reservelijstprocedure een update welke dansers zijn toegelaten en welke niet.
11. Wanneer een deelnemer op de reservelijst niet meer beschikbaar is ten tijde van het NTDS wordt het zeer gewaardeerd dit door te geven aan de commissie, via de teamcaptain of door middel van direct contact met de commissie. Zo kan deze deelnemer uit de loting gehaald worden.

FINANCIEEL:
12. Na kennisgeving van de definitieve deelnemerslijst aan de teamcaptain, behoren de deelnemersbijdragen binnen drie weken bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de desbetreffende vereniging, anders vervalt de inschrijving.
13. Een deelnemer heeft recht op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage bij uitschrijving voor 13 januari 2019. Wanneer een deelnemer zich uitschrijft na deze deadline, is restitutie niet meer mogelijk. De uitbetaling van restitutie zal plaatsvinden na afloop het toernooi via de desbetreffende vereniging. 
14. Wanneer een deelnemer van de reservelijst toegelaten wordt, behoort de deelnemersbijdrage binnen twee weken bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de vereniging, anders vervalt de inschrijving.
15. Indien het NTDS binnen de in punt 14 gestelde betaaltermijn plaatsvindt, behoort de deelnemersbijdrage voor aanvang van het NTDS te zijn voldaan.
16. Indien een student geen bewijs van inschrijving aan een hogere onderwijsinstelling kan tonen bij aankomst op het NTDS moet het resterende bedrag voor een niet-studenten deelnemersbijdrage direct contant voldaan worden. Een collegekaart of ander bewijs van inschrijving aan een hogere onderwijsinstelling voldoet als studentenbewijs.

VERPLICHTING TOT EVENEMENT ONDERSTEUNING:
Tijdens het NTDS van 2019 wordt ondersteuning van het evenement gesplitst in twee delen. Een gedeelte evenementondersteuning en een gedeelte vrijwilligerswerk.
17. De volgende taken worden als verplichte evenementondersteuning beschouwd:
(a) Welkomstbalie
(b) Badgechecker
(c) Nachtwacht
(d) Informatiebalie
(e) Feestopbouw
Aan deze lijst kunnen taken toegevoegd worden als de NTDS-commissie dit nodig acht.
18. Het totaal aantal uren betreffende de verplichte taken zal worden verdeeld over de aanwezige teams. Hierbij wordt rekening gehouden met de teamgrootte.
19. Het is de verantwoordelijkheid van de teamcaptain om de toegewezen taken te verdelen onder de teamleden.
20. Wanneer een individuele deelnemer ten tijde van het evenement niet in staat is zijn/haar verplichte evenement ondersteuning te voldoen, zonder een door de commissie goedgekeurde geldige reden, bepaalt de NTDS-commissie in overleg met de teamcaptain een passende maatregel.
21. Wanneer een team vanwege een ongeldige reden niet in staat is de voorgestelde verplichte evenement ondersteuning te dragen, kan diskwalificatie van het team plaatsvinden.