Inschrijfregelement

Inschrijfreglement Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten 2021 

Het inschrijfreglement vertelt je alles wat je moet weten om je in te mogen schrijven als deelnemer voor het Nederlands Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen NTDS. Lees het goed door, zodat je weet welke regels er gelden. 
 

Omdat wij zo eerlijk mogelijk de plekken voor het toernooi willen verdelen is er gekozen om, net als in voorgaande edities, de plekken door middel van loting te verdelen. De loting houdt rekening met de volgende punten: 

  • Elk team krijgt de kans om mee te doen met het teamklassement. Dit houdt in dat er van elk team gegarandeerd deelnemers worden ingeloot, mits er voldoende aanmeldingen zijn. 
  • Er is een vast aantal plekken aangewezen voor de Beginnersklasse, omdat wij dit een belangrijk onderdeel van het toernooi vinden. 
  • De loting zorgt ervoor dat jullie als koppel worden meegenomen in de loting. Is iemand van een koppel ingeloot, dan is automatisch ook de partner ingeloot. 
  • Na de eerste loting zal er een deelnemers- en een reservelijst zijn. Alle dansers die niet ingeloot zijn zullen op de reservelijst terecht komen en kunnen tijdens een latere loting alsnog ingeloot worden. 

ALGEMEEN: 

1. Door middel van inschrijving verklaart elke deelnemer aan de NTDS-commissie akkoord te gaan met het inschrijfreglement en het wedstrijdreglement. Als een deelnemer is ingeloot dient deze akkoord te gaan met het privacystatement. Pas dan is de inschrijving bevestigd.  

2. De NTDS-commissie behoudt zich het recht voor om in speciale gevallen af te wijken van onderstaande regels en zal in geval van een conflict alle uiteindelijke beslissingen nemen. 

3. Wanneer een deelnemer zich niet aan de in dit document gestelde voorwaarden houdt, heeft de NTDS-commissie het recht om deze deelnemer de toegang tot het toernooi te weigeren. 

INSCHRIJVINGSPROCEDURE: 

1. De teamcaptain krijgt een week de mogelijkheid om de inschrijvingen van het desbetreffende team aan te melden bij het NTDS-inschrijfsysteem. Deze periode wordt aangegeven door de commissie bij de teamcaptains. 

2. Ten tijde van inschrijven heeft een deelnemer geen garantie tot participatie aan het toernooi, vanwege de loting die gaat volgen. 

3. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het inschrijven van de deelnemers bij de NTDS-commissie via de gestelde inschrijfprocedure. 

4. De teamcaptains melden zich door middel van een additie bij de inschrijfprocedure en worden vrijgesteld van loting. Hierbij geldt een maximum van twee teamcaptains per team bij twintig deelnemers of meer, één teamcaptain bij minder dan twintig deelnemers. 

UITVALLENDE DEELNEMERS: 

1. Uiterlijk één week na het sluiten van de inschrijfdeadline ontvangt de teamcaptain een definitieve deelnemerslijst met bijbehorende reservelijst. 

2. Wanneer een plek vrijkomt vanwege een uitvallende deelnemer, zal deze vrijgekomen plek wordt verloot aan een willekeurig persoon op de reservelijst. 

3. De teamcaptain krijgt, na het uitvoeren van deze reservelijstprocedure een update welke dansers zijn toegelaten en welke niet. 

4. Wanneer een deelnemer op de reservelijst besluit niet meer deel te nemen aan het NTDS, wordt de deelnemer geacht dit zo snel mogelijk door te geven aan de commissie via de teamcaptain van het desbetreffende team.  

FINANCIEEL: 

1. Na kennisgeving van de definitieve deelnemerslijst aan de teamcaptain, behoren de deelnemersbijdragen binnen anderhalve week bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de desbetreffende vereniging of teamcaptain, anders vervalt de inschrijving. 

2. Een deelnemer heeft recht op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage bij uitschrijving voor 7 februari 2021. Wanneer een deelnemer zich uitschrijft na deze deadline, is restitutie niet meer mogelijk*. De uitbetaling van restitutie zal plaatsvinden na afloop van het toernooi via de desbetreffende teamcaptain.  

* De commissie behoudt zich het recht voor om uitzonderingen te maken op deze regel in het geval van bijzondere omstandigheden, waarbij de dan geldende coronarichtlijnen uiteraard in acht worden genomen.  

3. Wanneer een deelnemer van de reservelijst toegelaten wordt, moet de deelnemersbijdrage binnen anderhalve week bij de NTDS-commissie te zijn voldaan, via de teamcaptain, anders vervalt de inschrijving. 

4. Indien het NTDS binnen de in punt 3 gestelde betaaltermijn plaatsvindt, behoort de deelnemersbijdrage voor aanvang van het NTDS te zijn voldaan. 

5. Indien een student geen collegekaart of ander bewijs van inschrijving aan een hogere onderwijsinstelling voor het lopende collegejaar kan tonen bij aankomst op het NTDS moet het resterende bedrag voor een niet-studentendeelnemersbijdrage direct voldaan worden om toegang te krijgen tot het toernooi.   

VRIJWILLIGERSUREN & VERPLICHTE TOERNOOI-ONDERSTEUNING: 

Tijdens het NTDS van 2021 wordt ondersteuning van het evenement gesplitst in twee delen. Een gedeelte verplichte toernooi-ondersteuning (VTO) en een gedeelte vrijwilligersuren.  

De VTO bestaat uit taken die onmisbaar zijn voor een soepel lopend toernooi. Het wordt van alle deelnemers verwacht dat zij hieraan een steentje bijdragen. Om de lasten eerlijk te verdelen over alle teams krijgen de teams een bepaald aantal uren toegewezen.  
Naast de VTO staat het deelnemers vrij om nog extra vrijwilligersuren op zich te nemen. Deze taken zijn niet verplicht, maar even onmisbaar voor het NTDS en extra inzet wordt dan ook zeer gewaardeerd.  

1. De volgende taken worden als verplichte toernooi-ondersteuning beschouwd: 

(a) Welkomstbalie 

(b) Badgechecker danszaal 

(c) Badgechecker kleedruimte 

Aan deze lijst kunnen taken toegevoegd worden als de NTDS-commissie dit nodig acht. 

2. Het totaal aantal uren betreffende de verplichte taken zal worden verdeeld over de aanwezige teams. Hierbij wordt rekening gehouden met de teamgrootte. 

3. Het is de verantwoordelijkheid van de teamcaptain om de toegewezen taken te verdelen onder de teamleden. 

4. Wanneer een individuele deelnemer ten tijde van het evenement niet in staat is aan de verplichte toernooi-ondersteuning te voldoen, dient deze zelf een vervanger te zoeken en de commissie hierover in te lichten. Wanneer een deelnemer niet aan zijn/haar dienst voldoet, zonder een door de NTDS-commissie goedgekeurde geldige reden, bepaalt de NTDS-commissie in overleg met de teamcaptain een passende maatregel. De NTDS-commissie houdt zich het recht voor een individuele deelnemer eventueel toegang tot het toernooi danwel tot de locatie te ontzeggen. 

5. Wanneer een team vanwege een ongeldige reden niet in staat is de voorgestelde verplichte toernooi-ondersteuning te dragen, kan diskwalificatie van het team plaatsvinden.